1、在确定举行会议旅游后，首先就是要确定好会议举行的时间、地点以及旅游地点，以及一些关于举办会议、住宿、旅游的要求，在确定好这些因素以后就着手根据这些要求来计划和安排。

2、接着就开始租赁会议场地，确定住宿酒店，检查场地设备，确定物料清单，准备合适的物料物品。

3、紧接着就确定参会人员名单，根据名单确定车票、住宿如何分配，包括会议期间以及旅游期间的一些用车、用餐安排，尽量做到事无巨细，可减少一些不必要的麻烦和尴尬。

4、一般会议结束后就开始旅游。在旅游过程中很多方面都需要注意。比如在旅游过程中一定要关注者各位参加者是否已经脱离整个团队，在离开某个景点时一定得保证所有人都已到齐，才能离开。聘请的导游要专业，安排的行程要合理。

5、会议旅游注重沟通，有效沟通是团队合作的重要表现。组织会议旅游的这个团队成员一定要保证沟通交流，一旦有紧急情况找不到人需要和谁进行联络，联系人的电话号码是多少。涉及会议中心、饭店、交通、旅游公司等业务的问题都是要通过这个团队进行解决的。